Eigentlich ist es ganz einfach:
Mit der Abnahme erklärt der AG, dass er die Leistung entgegennimmt und sie als im Wesentlichen vertragsgerecht akzeptiert.
Für eine förmliche Abnahme z.B. gemäß § 12 Abs. 4 VOB/B treffen sich AG und AN vor Ort. Die Arbeiten werden besichtigt und das Ergebnis dieser Besichtigung wird in einem Protokoll festgehalten. Das Protokoll wird beiden Vertragspartnern ausgehändigt.
Es kommt also nicht darauf an, ob der AN das Protokoll der gemeinsamen Besichtigung ebenfalls unterzeichnet. Wesentlich ist eben nur, dass ein Protokoll erstellt und beiden Parteien übergeben wird. Damit ist die förmliche Abnahme erfolgt.
Mit der Abnahme wird der Werklohn fällig. Der Unternehmer, der das Protokoll der förmlichen Abnahme nicht unterzeichnet und glaubt, damit die Abnahme zu verhindern, wird seine Werklohnforderung wegen Verjährung verlieren, wenn er im Vertrauen auf die fehlende Abnahme zu lange mit der gerichtlichen Durchsetzung wartet. So ist es folgerichtig einem Unternehmer in einen Fall geschehen, den das OLG Dresden zu entscheiden hatte (Urteil vom 26.6.2013, AZ: 1 U 1080/11). Der BGH hat diese Entscheidung kürzlich bestätigt.